- 40 SECONDS Berlin
- Knesebeckstraße 59-61 · 10719 Berlin
Zur Verstärkung unseres engagierten und kreativen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder nach Vereinbarung einen Office Manager Empfang (m/w/d).
Bei uns erwartet Dich eine professionelle, zugleich lockere Arbeitsatmosphäre, in der Eigeninitiative und Weiterentwicklung gefördert werden.
Als Office Manager Empfang bist Du die erste Anlaufstelle für unsere Gäste, Kunden und Mitarbeiter und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Office-Bereich.
Aufgaben:
- Empfang und erster Ansprechpartner für Gäste, Kunden und Mitarbeiter
- Selbstständige Organisation und Koordination
- einer reibungslosen Büroinfrastruktur und
- administrativer Aufgaben/Einkäufe
- Optimierung von Abläufen
- Prozessdokumentation
- Erstellung von Dokumentationen den eigenen Bereich betreffend
- Nachhaltung und Kontrolle aller Dokumentationen in der Wissensdatenbank
- Verantwortung, Bearbeitung und Pflege des Projektes „Schulessen“
- Transparente Kommunikation und Ablage
- Planung und Organisation von Terminen und Meetings
- Erstellung von Unterlagen, Zusammentragen von Informationen
- Kontrolle des Materialbestands und Bestellung
- Einholung und Aufbereitung von Angeboten
- Allgemeine Verwaltungs-, Organisations- und Recherchetätigkeiten
- Verantwortung der Telefonzentrale
- Verwaltung Fuhrpark
- Administration der Fahrzeuge (Versicherung, Schäden, Rechnungskontrolle, TÜV-/Wartungstermine)
- Fahrerkontrolle (regelmäßige Führerscheinprüfung)
- Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs sowie Beauftragung von Kurierdiensten (analog und digital)
- Ablageverwaltung und -organisation (analog und digital)
Profil:
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise bereits relevante Berufserfahrung aus einem serviceorientierten Bereich
- hohes Qualitätsbewusstsein, Kommunikationsgeschick und einen strukturierten Arbeitsstil
- Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen, vertraulichen Informationen
- positive Ausstrahlung, Herzlichkeit und Empathie
- Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
- Organisationstalent mit serviceorientiertem Denken und Handeln
- Ein freundliches, sicheres Auftreten und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Blick für das Detail und Hands-on Mentalität
- EDV-Kenntnisse